Overstappen naar Europees Incasso

1. Verzamel informatie en analyseer de mogelijkheden

Verdiep u goed in de gevolgen van het Europees Incasso voor uw bedrijf. Uitgebreide informatie vindt u bijvoorbeeld op deze pagina en op de nationale campagnepagina.

2. Stel een Plan van Aanpak op

Onderwerpen voor het Plan van Aanpak zijn bijvoorbeeld het debiteurenbeheer, de administratie en automatisering. U zult namelijk uw bedrijfssystemen moeten aanpassen omdat bijvoorbeeld de terugboektermijnen veranderen. Debiteuren hebben 8 weken de tijd om een Standaard Europees Incasso terug te boeken. Beoordeel of u betaaltermijnen moet aanpassen. Wij raden u aan om tijdig budget en IT-capaciteit te reserveren.

3. Neem contact op met uw softwareleverancier

Als u gebruik gaat maken van Europees Incasso, zijn ICT-wijzigingen nodig. Hiervoor neemt u contact op met uw softwareleverancier. U heeft bijvoorbeeld meer velden nodig in het ERP-systeem (Enterprice Resource Planning). Dat komt omdat het internationale bankrekeningnummer (IBAN) langer is dan de huidige rekeningnummers. Daarnaast verandert het formaat voor het aanleveren van een SEPA-betaling. In plaats van ClieOp03 maakt u gebruik van XML. Daarnaast raden wij u aan om bij uw softwareleverancier na te gaan of er aanpassingen nodig zijn voor rapportages en uw boekhoudsysteem.

4. Sluit een Europees Incassocontract bij ons af

Dit heeft u nodig voordat u gebruik kunt maken van Europees Incasso. Als u al een incassocontract bij de ING heeft, informeren wij u hoe u dit kunt omzetten naar een Europees Incassocontract. U hoeft hier nu nog niets voor te doen. Bij dit contract ontvangt u uw Incassant-ID. Hiermee bent u herkenbaar in alle SEPA-landen. Wij adviseren u om bij ieder incasso uw Incassant-ID mee te sturen. De bank van uw klant vermeldt bij iedere afschrijving het Incassant-ID. Handig om te weten: als u van bank verandert, blijft uw Incassant-ID hetzelfde.

5. Vul uw machtigingen aan met extra informatie

Uw huidige machtigingen in Nederland blijven geldig voor het Standaard Europees Incasso. Om van het Standaard Europees Incasso gebruik te maken, voegt u extra gegevens toe bij de machtiging.

• Incassant- ID
  Deze ontvangt u van de ING bij het afsluiten van het Europees Incassocontract. Hiermee bent u herkenbaar in alle SEPA-landen.
• Kenmerk van de machtiging toevoegen
  U kunt het kenmerk dat uit maximaal 35 tekens bestaat zelf bepalen. Denk bijvoorbeeld aan een klant-, contract- of polisnummer.
• IBAN- en BIC- gegevens van de geïncasseerde toevoegen
  U kunt de IBAN en BIC-gegevens op verschillende manieren opvragen.
• Datum van ondertekening van de machtiging toevoegen
  Voor bestaande machtigingen is de datum van ondertekening 1 november 2009. Voor nieuwe machtigingen geldt de datum waarop de machtiging is ondertekend.
• Incasseert u bij buitenlandse klanten, stel de machtiging dan ook in het Engels op

6. Verdiep u in de regels van de Europese landen

In de toekomst zijn de regels voor een Europees Incasso in alle SEPA-landen hetzelfde. Wel zo gemakkelijk. Nu zitten de landen nog in een overgangsfase. Daarom raden wij u aan om u te verdiepen in de verschillende regels van de Europese landen.

7. Ontwerp nieuwe machtigingsformulieren

Met Europees Incasso heeft u nieuwe machtigingsformulieren nodig. U kunt deze zelf ontwerpen of u kunt gebruikmaken van de zogenaamde combinatiekaart (groen, geel, rood). Deze standaardformulieren om een machtiging af te geven of in te trekken, worden aangepast aan de SEPA-norm.

8. Verstuur een vooraankondiging

• Informeer uw klanten vooraf over tijdstip en bedrag van het incasso.
• Stuur uw klanten om die reden 14 kalenderdagen vóór de incassodatum een vooraankondiging. Doe dat bijvoorbeeld op de factuur.
• Vergeet niet om uw klanten uw Incassant-ID en het kenmerk van de machtiging door te geven. Doe dat bijvoorbeeld op de factuur.
• Heeft u andere afspraken gemaakt met uw klant, dan kunt u hiervan afwijken.
• Heeft uw klant een doorlopend incasso dan is 1 aankondiging per jaar voldoende.

9. Houdt u rekening met nieuwe tijdslijnen voor het aanleveren

• Eenmalige incasso-opdrachten: minimaal 5 werkdagen van tevoren
• Doorlopende incasso-opdrachten: minimaal 2 werkdagen van tevoren
• Eerste keer bij doorlopend incasso: 5 werkdagen van tevoren
• Zakelijke variant: 1 werkdag van tevoren

Overstapservice

De huidige Overstapservice blijft bestaan. Als het rekeningnummer van uw klant wijzigt, laat de ING u dat weten. Voorheen kreeg u die informatie van Equens.

Neem contact op met uw klant bij incassoblokkade

Het kan voorkomen dat de rekening van uw klant is geblokkeerd voor het incasso. Net als bij het huidige Nederlands incasso, ontvangt u hierover bericht van de ING. Neemt u in dat geval altijd contact op met uw klant.

Meer informatie

Heeft u interesse in het Europees Incasso? Neem dan contact op met de Klantenservice: 0900 9242 (10 cent per minuut). Bereikbaar op werkdagen van 8.00 tot 21.00 uur en op zaterdag van 9.00 tot 17.00 uur